Zadania wirtualnej asystentki- co może dla Ciebie zrobić wirtualna asysta?

Zadania wirtualnej asystentki, to wszystkie czynności, jakie można wykonać zdalnie, bez konieczności przebywania w firmie. Zebrałam je dla Was w posegregowanej liście, którą znajdziecie poniżej. Lista zadań wirtualnej asystentki została podzielona na ich specjalizacje, lecz nie na typy asystentek. Wykonywanie zleceń zależy od wykształcenia i doświadczenia wirtualnej asystentki. Zastanów się, które rzeczy robisz sam, mimo tego że zajmują wiele czasu, tak bardzo cennego, w którym możesz zająć się swoją profesją. Zlecenie komuś części swoich obowiązków, może przełożyć się na wzrost rozwoju firmy i co za tym idzie większymi dochodami. Jeżeli potrzebujesz pomocy w wielu sektorach swojej działalności i w kilku specjalizacjach, warto skorzystać z agencji wirtualnych sekretarek. Agencje takie posiadają u siebie wyspecjalizowaną kadrę: wirtualne asystentki, wirtualni menadżerowie biura oraz wirtualni menadżerowie projektu.

NA SKRÓTY: Zadania wirtualnej asystentki według specjalizacji

1. Księgowość, Kadry i HR
2. Prowadzenie biura/ zadania administracyjne
3. Programowanie, IT, strony
4. Sklep internetowy- obsługa
5. Teksty, SEO, Media Społecznościowe, blogi
6. Grafika, projektowanie, design i fotografia
7. Wsparcie osobiste: Concierge

Księgowość, Kadry i HR

1. całkowite lub częściowe prowadzenie księgowości (np. księgowanie faktur sprzedaży/ kosztowych, rozliczanie delegacji, rozliczanie VAT itp.)
2. wpisywanie faktur kosztowych tworzenie/ rozliczanie/ wysyłanie deklaracji do urzędów i stowarzyszeń (np. Urząd Skarbowy/ BDS/ BDO)
3. przygotowywanie i wysyłka deklaracji do ZUS
4. przygotowywanie i wysyłka deklaracji PIT
5. zdalna rekrutacja pracowników lub wsparcie w rekrutacji (weryfikacja CV i LM, pierwsze rozmowy kwalifikacyjne poprzez rozmowę telefoniczną i/ lub przez wideokonferencję)
6. przygotowywanie umów
7. wysyłka dokumentów (np. oświadczenia dla Zleceniobiorców, umowy, warunki, informacje)

Prowadzenie biura/ zadania administracyjne

1. odbieranie telefonów (np. poprzez system VoIP)
2. opieka nad pocztą elektroniczną (odbieranie, filtrowanie, wysyłanie wiadomości lub przekazywanie ich do odpowiednich działów)
3. obsługa czatu (na stronie internetowej, w sklepie internetowym)
4. prowadzenie kalendarza (umawianie i potwierdzanie spotkań)
5. wysyłka przypomnień (np. o spotkaniach oraz ważnych terminach)
6. pilnowanie płatności faktur zarówno sprzedaży jak i kosztowych (wpisywanie przelewów/ wykonywanie, przeprowadzanie czynności windykacyjnych)
7. archiwizacja dokumentów (za pomocą chmury)
8. współpraca z kontrahentami (zarządzanie kontaktami np. w CRM, kontakt z obecnymi klientami oraz pozyskiwanie nowych)
9. wysyłka newslettera, życzeń na święta, aktualizacji związanych z działalnością
10. przygotowywanie różnego rodzaju dokumentów (za pomocą np. pakietu Office, Google Docs)
11. sporządzanie/ wysyłka dokumentów: np. faktur, umów, ofert
12. konwertowanie dokumentów (np. z doc. na pdf)
13. przygotowywanie prezentacji
14. tworzenie/ analiza raportów
15. wyszukiwanie specjalistów, produktów, usług
16. research internetowy i zbieranie danych (np. oferty podwykonawców, znalezienie specjalistów, wyszukiwanie statystyk/ danych/ informacji, monitoring konkurencji)
17. organizacja podróży służbowych
18. organizacja eventów firmowych
19. wpisywanie danych
20. dodawanie ogłoszeń
21. tworzenie baz danych
22. robienie zakupów online
23. zarządzanie projektami
24. koordynowanie pracy zespołu

Programowanie, IT, strony

1. tworzenie, projektowanie i/ lub aktualizacje stron internetowych oraz wtyczek (np. WordPress)
2. tworzenie/ aktualizacja aplikacji
3. zarządzanie bazami danych
4. administracja sieci komputerowych
5. administracja stron www i sklepów internetowych
6. tworzenie skryptów
7. modyfikowanie szablonów
8. usługi hostingowe

Sklep internetowy- obsługa

1. realizacja zamówień, zlecanie wysyłek
2. obsługa reklamacji/ gwarancji
3. tworzenie opisów, kategorii produktów/ usług
4. wprowadzanie produktów do sklepu
5. aktualizacja danych (np. ceny, regulaminy)
6. tworzenie kampanii promocyjnych
7. wystawianie i obsługa aukcji internetowych

Teksty, SEO, Media Społecznościowe, blogi

1. pisanie tekstów na strony firmowe oraz blogi (np. opisy stron, artykuły)
2. pisanie książek jako ghostwriter
3. wydawanie książek (np. self- publishing lub poprzez wydawnictwa)
4. pisanie e- booków, ofert sprzedażowych, poradników,
5. tworzenie treści do newsletterów
6. korekta, redagowanie artykułów
7. przepisywanie tekstów
8. przygotowywanie kursów/ materiałów szkoleniowych
9. transkrypcja
10. optymalizacja SEO
11. pozycjonowanie stron
12. tworzenie stron wizytówek
13. tłumaczenie tekstów
14. pisanie wszelkich tekstów w obcym języku
15. marketing szeptany/ rekomendacji (dodawanie komentarzy/ opinii/ postów na portalach, forach internetowych, prowadzenie wątków na forach, dodawanie stron do katalogów)
16. moderacja komentarzy (np. na blogu, w mediach społecznościowych)
17. kampanie reklamowe (Google AdWords, Facebook Ads)
18. zakładanie i prowadzenie kont na profilach społecznościowych, np. Facebook, Instagram, Pinterest, Twitter, Youtube, Linkedin (dodawanie postów wg planu marketingowego, obsługa chatu)
19. odpowiadanie na wiadomości na profilach społecznościowych
20. wyszukiwanie klientów i analiza grup docelowych w mediach społecznościowych
21. prowadzenie grup na Facebooku (zakładanie grup, dodawanie regulaminów/ postów/ komentarzy, usuwanie spamu)
22. tworzenie ankiet
23. kampanie reklamowe z blogerami/ vlogerami/ influencerami (research, wybór, kontakt, umowa, pozyskanie raportów, współpraca- np. posty gościnne)
24. wyszukiwanie zdjęć/ grafik do postów na bloga
25. optymalizacja zdjęć/ grafik na bloga (SEO)
26. przygotowywanie postów na bloga
27. wyszukiwanie tematów na posty blogowe

Grafika, projektowanie, design i fotografia

1. tworzenie wszelkiego rodzaju grafik: banery, pocztówki, plakaty, wizytówki (materiały na strony internetowe oraz portale społecznościowe)
2. przygotowywanie grafik do postów na profile społecznościowe
3. grafiki do gier komputerowych, aplikacji
4. szata graficzna na strony internetowe i blogi
5. grafiki do kampanii reklamowych
6. wykonanie projektu logo
7. projektu plakatów, ulotek, banerów, wizytówek, papieru firmowego, katalogów reklamowych
8. identyfikacja wizualna lub/ i rebranding
9. modyfikacje/ przerabianie fotografii
10. tworzenie komiksów/ intrografik
11. wykonywanie ilustracji, rysunków np. do książek
12. tworzenie ofert sprzedażowych- od strony wizualnej
13. wizualizacja (np. projektów, stoisk, pomieszczeń)
14. montaż/ przeróbka filmów
15. wykonywanie animacji
16. fotografie produktowe
17. lektor do filmów

Wsparcie osobiste: Concierge

1. planowanie urlopów (rezerwacja hoteli/ biletów, wynajem auta, spis atrakcji w danym miejscu)
2. przypominanie o ważnych datach
3. zamawianie prezentów
4. rezerwacja biletów (kino, teatr, koncert, opera)
5. zakupy on-line
6. umawianie wizyt lekarskich
7. porównywanie ofert
8. wysyłka podziękowań
9. wyszukiwanie specjalistów/ fachowców (np. elektryka, hydraulika, montera klimatyzacji, projektanta wnętrz)
10. organizacja przyjęć
11. organizacja korepetycji
12. tłumaczenie osobistych dokumentów
13. wsparcie osobiste: inne zadania (wg potrzeb)