Jak wybrać system CRM? Na co zwrócić uwagę?

Każdy, kto pracuje zdalnie wie, jak ważna jest dobra organizacja. Przedsiębiorcy zaś wiedzą, jak istotne są relacje z klientami. Czy można zorganizować zarządzanie relacjami? Okazuje się, że tak.
Pomocny w tym celu jest system CRM.

Czym jest CRM? To nic innego jak zarządzanie relacjami z klientami (ang. Customer Relationship Management).

Dla kogo jest przeznaczony system CRM?

Dla każdego przedsiębiorcy (również freelancera), który ma kontakt z klientami i chce, aby jego działalność sprawnie funkcjonowała.

W czym pomaga system CRM?

Pomaga w komunikacji z klientami, utrzymaniu z nimi długotrwałych relacji i lepszej współpracy. Dzięki poprawnie oraz systematycznie prowadzonemu systemowi CRM, użytkownik nie przeoczy żadnej ważnej informacji, nie zapomni o kontakcie z kontrahentem. CRM wspomaga proces sprzedaży, co wiąże się ze zwiększeniem dochodów.

Na co zwrócić uwagę wybierając system CRM?

System CRM powinien być dopasowany do potrzeb użytkownika. Przedsiębiorcy mają różne wymagania, a systemy CRM zaopatrzone są w liczne funkcjonalności. Należy wybrać system dopasowany do swoich oczekiwań.
Żeby to zrobić trzeba określić potrzeby firmy. Początkowo warto skupić się na informacjach, które posiada się o swoich klientach. Później przeanalizować wygląd obecnego funkcjonowania firmy i zastanowić się, co sprawia problem i powinno zostać zmienione.

Np. Jesteś wirtualnym asystentem i do Twoich zadań należy przekazywanie dokumentacji księgowej i kadrowej do zewnętrznego biura rachunkowego. Obsługujesz w tym zakresie 10 firm. Część z nich rozlicza ZUS do 10-go dnia miesiąca, reszta do 15-go. Połowa firm składa dokumenty co tydzień, druga połowa raz w miesiącu. Niektóre przedsiębiorstwa wysyłają dane w formie elektronicznej, pozostałe tradycyjnie- papierowo.
Potrzebujesz systemu, który pomoże Ci przy organizacji zadań dla poszczególnych klientów. Ważne, by system działał automatycznie i przypominał o ważnych terminach lub planach.

Innym przykładem jest firma budowlana. Jeżeli wykonujesz usługi np. budowy domów, Twój system CRM powinien w swoich funkcjach posiadać możliwość tworzenia cen oraz raportów kosztowych. Pozwala to zoptymalizować koszty i zobaczyć ile zysku zostaje ze wszystkich przychodów.
Budując domy z różnych projektów oraz materiałów, koszty będą dla każdego inne. Odpowiedni system CRM pozwoli na pilnowanie wszystkich płatności, faktur, terminów, faktur kosztowych, ofert oraz ich aktualizacji. Już żaden dokument nie zostanie pominięty i zapomniany. Zastanów się, ile razy faktura nie została wystawiona, przez niedopatrzenie. Ilu klientów było zniesmaczonych, bo ich umówiony termin został przeoczony.
Prowadzony odpowiednio system CRM, zdecydowanie przyniesie ze sobą korzyść w postaci zadowolenia klientów oraz powiększenia dochodów.
Można byłoby jeszcze zaryzykować stwierdzenie, że obniży koszty, ponieważ zadowolony klient zawsze wraca w większej ilości, polecając Twoją firmę, dzięki czemu wydasz mniej na reklamę.

Cechy dobrego systemu CRM.

Dostępny

System CRM powinien być łatwo dostępny, jeżeli pracujesz w różnych miejscach i nie zawsze korzystasz z komputera. Do systemu w chmurze przeważnie ma się dostęp z każdego urządzenia, z dostępem do internetu. Mogą z niego korzystać osoby do tego upoważnione.

Intuicyjny

Ważną cechą jest intuicyjność i łatwa obsługa systemu. Dzięki temu oszczędza się czas i pieniądze na długie szkolenie pracowników.

Długotrwały

Warto przetestować kilka systemów CRM, przed finalną decyzją o korzystaniu z jednego. Pozwoli to zorientować się na swoje potrzeby oraz określić swoje wymagania do funkcjonalności programu. Powinna być to przemyślana decyzja, żeby później nie tracić ponownie czasu lub pieniędzy na wprowadzanie danych do kolejnego programu.
Większość firm oferujących systemy CRM, pozwalają na np. miesięczny okres testowy. Później wybiera się pakiet, który najbardziej odpowiada potrzebom. Niektóre firmy oferują bezpłatne użytkowanie nawet po okresie próbnym, ale w okrojonej formie.
Przed korzystaniem z wersji demo, warto zapoznać się z cennikiem i warunkami, które będą obowiązywać po wygaśnięciu okresu testowego.

Wsparcie

Dobry system CRM powinien posiadać kadrę techniczną, która wspiera użytkowników w przypadku jakichkolwiek problemów.

Import i eksport

System CRM powinien posiadać opcję importowania oraz eksportowania danych. Jeżeli okaże się, że system nie spełnia oczekiwań i potrzeb, będzie łatwiej zmienić go na inny, bez utraty bazy danych gromadzonej przez dłuższy czas. Importowanie z pliku jest też dużo szybsze niż ręczne wprowadzanie danych.

Funkcjonalność

Dobry system CRM łączy w sobie funkcje kilku programów, np. można w nim zarówno generować raporty i statystyki, wysyłać maile, wpisywać faktury, prowadzić bazę danych oraz rozmowy z klientami.
Niektóre systemy dają możliwość samodzielnego wybrania potrzebnych funkcji.

Integracja

System CRM powinien integrować się z programami, z których już korzystasz. Dzięki temu wszystkie informacje są w jednym miejscu, a praca staje się dużo łatwiejsza, gdyż jest zautomatyzowana.
CRM może być zintegrowany z centralą telefoniczną, pocztą mailową, stronami www, bramką sms, czy nawet sklepem internetowym.

Każda wprowadzona w firmie automatyzacja sprawia, że prowadzenie działalności staje się prostsze. Bez różnicy jest tu wielkość przedsiębiorstwa. Odpowiednie programy i systemy pomagają zarówno w jednoosobowych działalnościach gospodarczych, jak i w dużych spółkach.

Osobiście polecam firmę Questy*. Na co dzień korzystam z ich programu Serwis Planner, który zawiera m.in.: system księgowy, magazynowy, możliwość wysyłania ofert bezpośrednio na maila klienta, raporty sprzedażowe, powiadomienia Push i SMS.
Od strony serwisowej posiada m.in.: możliwość generowania protokołów, historię zleceń, czy tworzenie procesów i ich bieżące postępy. Jest też aplikacja serwisowa, dzięki której możemy mobilnie działać, bez ciągłego dostępu do komputera.
Z Questy korzystam od kilku lat, początkowo z dystansem, ponieważ proces wdrażania był trudny i czasochłonny, z racji branży i produktów.
Obecnie, dzień w pracy zaczynam od Serwis Plannera i nie wyobrażam sobie, żeby to się zmieniło.
Od momentu, gdy systematycznie wpisywane są wszystkie dane, udało się zaoszczędzić dużą ilość pieniędzy, czasu, ale też rozwiązać wiele sytuacji konfliktowych lub wymagających szybkiego działania.

*Post nie jest reklamą Questy. Znam, używam i polecam każdemu, kto chce ułatwić sobie prowadzenie firmy.

Zerknij do innych postów dla Przedsiębiorcy.